A költségvetés kialakítása
A legjobb dolgok általában sok pénzbe kerülnek. Ez a rendezvények világában sincs másképp. Ne azt tartsa szem előtt, hogy minél kisebb költségvetésből hozza össze a rendezvényt, hanem az adott keretből a legjobb minőséget biztosítsa a résztvevők számára. Gondoljon bele,hogy mitől éreznék jól magukat a vendégek, és igyekezzen mindent megtenni ennek érdekében, még ha ez egy kicsit magasabb költségvetést is igényel.
Megfelelő létszám
Egy konferencia nem attól lesz sikeres, ha minél többen részt vesznek a szervezésben. Sokan abba a hibába esnek, hogy azt gondolják, minden részfeladatra szükséges egy külön ember. Ez az esetek többségében csak káoszhoz, és csúszásokhoz vezet, ezért inkább törekedjen arra, hogy minimális legyen azok száma, akik kézben tartják a feladatokat – ha rendezvényszervező cég segítségét veszi igénybe, ezen bizonyára nem kell aggódnia.
Hatékony kommunikáció
A legtöbb rendezvény esetében a résztvevők különböző országokból származnak, ez pedig hatványozottan igaz a konferenciák esetében. Éppen ezért fontos figyelembe venni, hogy hogyan tudjuk biztosítani a gördülékeny kommunikációt. Ennek érdekében előre térképezzük fel a résztvevők nemzetiségét, és ennek megfelelően keressünk tolmácsokat a konferencia időtartalmára.
